Gestione Documentale Digitale e Conservazione Sostitutiva Legale

Chi opera in azienda nell’area contabile/amministrativa o nella gestione del personale sa, quanto sia importante la corretta gestione e conservazione dei documenti, legalmente e fiscalmente rilevanti. Oltre alla conservazione è necessario poter reperire la documentazione utile con estrema facilità al momento del bisogno.

Una corretta gestione documentale è essenziale per quelle imprese che perseguono l’obiettivo di semplificare l’organizzazione aziendale, migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro, al fine di creare ulteriore valore. La tradizionale gestione cartacea dei documenti è caratterizzata da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, tempi di ricerca elevati e facilità di errori e smarrimenti. La moderna gestione elettronica dei documenti, diversamente, permette la riduzione dei costi di gestione, la totale trasparenza attraverso la condivisione e l'archiviazione, l'ottimizzazione nell’organizzazione del lavoro e il controllo analitico dei processi per individuare le inefficienze da correggere.

Con l'emanazione della Direttiva Comunitaria sulla Fatturazione Elettronica, recepita dallo Stato Italiano con il D.lgs 52/2004 e con il DM. del 23 Gennaio 2004, è stata introdotta una procedura informatica in grado di sostituire i documenti cartecei, che alcuni soggetti (es.: imprese) sono tenuti a conservare per disposizione di legge, con l'equivalente documento informatico, garantendone la validità nel tempo.
Tale innovazione è stata oggetto di attenzione e di trattazione da parte dell'Agenzia delle Entrate e dal CINIPA, rispettivamente con circolari e delibere, tra le quali ricordiamo la Circolare n. 36 del 06/12/2006 e la Delibera del 19/02/2004.
Con la procedura chiamata "Conservazione Sostitutiva" il Ministero dell'Economia e delle Finanze definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione sui diversi tipi di supporto digitale.

Qui di seguito verrà approfondita in particolare la procedura di conservazione sostitutiva di cui lo Studio Gestioni Contabili si avvale da ormai più di un anno, relativa alle scritture contabili e fiscali tenute ai fini sia civilistici e fiscali quali: libro giornale, libro inventari, registri IVA, fatture, libro mastro e libro cespiti.

Processo di conservazione sostitutiva ( dei documenti informatici )

La conserazione sostitutiva inizia con la creazione e memorizzazione del documento digitale e termina con l'apposizione della Firma Digitale ( per garantire l'autenticità e l'integrità del documento ) da parte del responsabile della conservazione e del riferimento temporale ( per attribuire al documento una data in forma elettronica certa e opponobile ai terzi ).
Dal punto di vista prettamente operativo il processo si articola nelle fasi indicate qui di seguito.

1) Creazione e memorizzazione del documento informatico

In ottemperanza alla norma il documento informatico deve essere statico e non moficabile, cioè in termini informatici privo di codici eseguibili o macroistruzioni. Per rispettare questi requisiti dal punto di vista informatico occore creare un documneto digitale avente determinati formati quali ad esempio PDF/A più usato o altri ancora.
Quando si è già creato il documento nel formato predetto si procede successivamente alla loro memorizzazione cioè alla loro indicizzazione al fine di permettere specifiche operazioni imposte dalla normativa sui documenti e consistenti in: leggibilità nel tempo, ordine cronologico, discontinuità per ciascun periodo di imposta e infine ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici secondo determinati criteri.

2) Apposizione della firma digitale e del riferimento temporale

Dopo la memorrizzazione dei documenti, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, che può essere nel caso di soggetti giuridici diversi dalla persona fisica ( società ), un soggetto interno legato da un rapporto qualificato ( amministratore o socio ) o un soggetto terzo esterno il quale a sua volta può delegare in tutto o in parte le sue funzioni, procede per singolo documento con: 1) la sottoscrizione del documento informatico attraverso la firma digitale ( che costitutisce l'equivalente elettronico di una firma autografa dal punto di vista legale ); 2) l'apposizione del riferimento temporale per attribuire la data e l'ora certa e opponibile a terzi associata al documento.

3) Rilevazione impronta ed evidenza informatica

Dai documenti informatici firmati digitalmente e riportanti il riferimento temporale, bisogna estrarre l'impronta, attraverso l'impiego di apposito software, che associa al documento un codice binario alfanumerico di 40 caratteri mediante una funzione matematica ( funzione hash ).
Le impronte così ottenute dai singoli registri e libri vanno poi raccolte in una evidenza informatica annuale ( cioè un file riepilogativo delle impronte stesse ).
Anche l'evidenza informatica contenente le impronte dei documenti informatici deve essere firmata digitalmente e marcata temporalmente ( cioè avere il riferimento temporale ).

4) Trasmissione telematica impronta e corsevazione dei documenti informatici

L'impronta scaturente dall'evidenza informatica deve essere trasmessa telematicamente all'Agenzia delle Entrate entro il quarto mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi ( in pratica entro il 31 gennaio dell'anno successivo ). In seguito alla comunicazione dell'impronta il processo termina con la conservazione ( cioè archiviazione ) dei documenti informatici insieme all'evidenza informatica firmata, marcata e trasmessa, su un qualsiasi supporto di memorizzazione cd, dvd, server ecc., idoneo però a garantire e qualora richiesto dagli organi di controllo competenti, oltre alle funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni da esso, la leggibilità e la disponibilità dei documenti su supproto cartaceo e/o informatico presso il luogo di conservazione delle scritture in caso di controllo, ispezioni o verifiche.
Per quanto riguarda invece i termini entro i quali deve avvenire la conservazione sostitutiva dei documenti informatici sono:
- fatture emesse entro quindici giorni dalla loro emissione;
- fatture ricevute entro quindici giorni dal loro ricevimento;
- per tutte le altre scritture e registri entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi.


Processo di conservazione sostitutiva ( dei documenti analogici )

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici è sostanzialmente analogo a quello previsto per i documenti informatici, con una sola differenza però, cioè l'acquisizione dell'immagine dei documenti cartacei come prima operazione preliminare del processo di conservazione sostitutiva, solitamente effettuata tramite scanner in formato PDF e necessaria per la loro memorizzazione, operazione questa non richiesta invece per i documenti informatici in quanto nascono già in formato digitale ( cioè come " file " ). Le restanti fasi del processo sono identiche a quelle già viste per i documenti informatici. Un accorgimento va però a quei documenti definiti dalla legge " analogici unici " ( cioè quelli il cui contenuto non può essere ricavato da altre scritture di cui sia obbligatoria la conservazione, anche presso terzi ), per i quali occorre anche la firma digitale di un Pubblico Ufficiale oltre a quella del responsabile della conservazione.. Tali documenti sono comunque pochissimi e di scarso interesse a livello di volume occupato ( ad esempio, assegni girati, schede carburante, libro infortuni, libro assemblee societarie, ...). Tutti i documenti tributari sono NON UNICI, e quindi NON serve la firma aggiuntiva del Pubblico Ufficiale che nel caso delle aziende è il Notaio.